Productivity Series Seri-1
Diasuh oleh Sutomo Asngadi, SS, MM, CPPP, CPCM, CLSCP, MPM (Consultant/Executive Trainer Strategic Supply Chain, Logistics, Export Import, Procurement, Productivity Improvement Management)
Total Quality Management
Total quality manajemen (TQM) berasal dari kata “Total” yang berarti keseluruhan atau terpadu, “Quality” yang berarti mutu, dan “Management” diartikan dan didefinisikan sebagai proses planning, organizing, staffing, dan controlling terhadap seluruh kegiatan dalam organisasi. Dalam pengertian mengenai organisasi Total Quality Manajemen, penekanan utama adalah pada mutu yang didefinisikan dengan mengerjakan segala sesuatu dengan baik sejak dari awalnya dengan tujuan untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Hal inilah yang melatar belakangi konsep zero defect. Kesalahan atau cacat (defect) hanya akan terjadi bila sejak dari proses awal tidak ditekankan masalah mutu. Selain itu, perusahaan harus membayar mahal bila produk atau jasanya tidak laku karena tidak dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan atau tidak berorientasi pada kepuasan pelanggan.
Definisi inti dari manajemen kualitas total (TQM) menggambarkan pendekatan manajemen untuk mencapai kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan. Dalam upaya TQM, seluruh anggota organisasi berpartisipasi dalam meningkatkan proses, produk, layanan, dan budaya tempat mereka bekerja. TQM dapat diringkas sebagai sistem manajemen untuk organisasi yang berfokus pada pelanggan yang melibatkan seluruh karyawan dalam perbaikan terus-menerus. Ia menggunakan strategi, data, dan komunikasi yang efektif untuk mengintegrasikan disiplin kualitas ke dalam budaya dan aktivitas organisasi. Banyak dari konsep ini hadir dalam sistem manajemen mutu modern, penerus TQM. Elemen-elemen ini dianggap sangat penting bagi TQM sehingga banyak organisasi mendefinisikannya, dalam beberapa format, sebagai seperangkat nilai-nilai inti dan prinsip-prinsip yang menjadi dasar operasional organisasi. Metode penerapan pendekatan ini berasal dari ajaran para pemimpin berkualitas seperti Philip B. Crosby, W. Edwards Deming, Armand V. Feigenbaum, Kaoru Ishikawa, dan Joseph M. Juran.
Dilansir dari data ASQ (American Society for Quality) berikut adalah 8 prinsip Total Quality management-TQM) -Manajemen Kualitas Total:
- Berfokus pada pelanggan: Pelanggan pada akhirnya menentukan tingkat kualitas. Apa pun yang dilakukan organisasi untuk mendorong peningkatan kualitas melatih karyawan, mengintegrasikan kualitas ke dalam proses desain, atau memperbarui komputer atau perangkat lunak pelanggan menentukan apakah upaya tersebut bermanfaat.
- Keterlibatan seluruh karyawan: Semua karyawan berpartisipasi dalam bekerja menuju tujuan bersama. Komitmen total karyawan hanya dapat diperoleh setelah rasa takut di tempat kerja telah dihilangkan, ketika pemberdayaan telah terjadi, dan ketika manajemen telah menyediakan lingkungan yang tepat. Sistem kerja berkinerja tinggi mengintegrasikan upaya perbaikan berkelanjutan dengan operasi bisnis normal. Tim kerja yang dikelola sendiri merupakan salah satu bentuk pemberdayaan.
- Berpusat pada proses: Bagian mendasar dari TQM adalah fokus pada pemikiran proses. Proses adalah serangkaian langkah yang mengambil masukan dari pemasok (internal atau eksternal) dan mengubahnya menjadi keluaran yang dikirimkan ke pelanggan (internal atau eksternal). Langkah-langkah yang diperlukan untuk melaksanakan proses telah ditentukan, dan ukuran kinerja terus dipantau untuk mendeteksi variasi yang tidak terduga.
- Sistem terintegrasi: Meskipun suatu organisasi dapat terdiri dari banyak spesialisasi fungsional berbeda yang sering diorganisasikan ke dalam departemen-departemen yang terstruktur secara vertikal, proses horizontal yang menghubungkan fungsi-fungsi inilah yang menjadi fokus TQM. a. Proses mikro bertambah menjadi proses yang lebih besar, dan semua proses digabungkan ke dalam proses bisnis yang diperlukan untuk mendefinisikan dan menerapkan strategi. Setiap orang harus memahami visi, misi, dan prinsip panduan serta kebijakan mutu, tujuan, dan proses penting organisasi. Kinerja bisnis harus dipantau dan dikomunikasikan secara terus menerus. b. Sistem bisnis terintegrasi dapat dimodelkan berdasarkan kriteria Baldrige Award dan / atau menggabungkan standar ISO 9000. Setiap organisasi mempunyai budaya kerja yang unik, dan hampir mustahil untuk mencapai keunggulan dalam produk dan layanannya kecuali budaya kualitas yang baik telah dipupuk. Dengan demikian, sistem yang terintegrasi menghubungkan elemen-elemen perbaikan bisnis dalam upaya untuk terus meningkatkan dan melampaui harapan pelanggan, karyawan, dan pemangku kepentingan lainnya.
- Pendekatan strategis dan sistematis: Bagian penting dari manajemen mutu adalah pendekatan strategis dan sistematis untuk mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi. Proses ini disebut perencanaan strategis atau manajemen strategis, mencakup perumusan rencana strategis yang mengintegrasikan kualitas sebagai komponen inti.
- Perbaikan berkelanjutan: Aspek besar TQM adalah perbaikan proses berkelanjutan. Perbaikan terus-menerus mendorong organisasi untuk menjadi analitis dan kreatif dalam menemukan cara untuk menjadi lebih kompetitif dan lebih efektif dalam memenuhi harapan pemangku kepentingan.
- Pengambilan keputusan berdasarkan fakta: Untuk mengetahui seberapa baik kinerja suatu organisasi, diperlukan data mengenai ukuran kinerja. TQM mengharuskan organisasi terus mengumpulkan dan menganalisis data untuk meningkatkan akurasi pengambilan keputusan, mencapai konsensus, dan memungkinkan prediksi berdasarkan sejarah masa lalu.
- Komunikasi: Selama masa perubahan organisasi, dan juga sebagai bagian dari operasional sehari-hari, komunikasi yang efektif berperan besar dalam menjaga semangat kerja dan memotivasi karyawan di semua tingkatan. Komunikasi melibatkan strategi, metode, dan ketepatan waktu.
(Bersambung)
