MENGELOLA PERMINTAAN UNTUK KELANCARAN ALIRAN JARINGAN SUPPLY CHAIN (seri 12)

Diasuh oleh; Sutomo Asngadi, SS, MM

Permintaan adalah apa dan berapa banyak yang dibutuhkan pelanggan. Prosesnya, setelah permintaan ditangkap oleh team Sales dan marketing  selanjutnya akan diterjemahkan oleh bagian produksi dengan melakukan perencanaan dan proses produksi, yang pada gilirannya akan dihitung  oleh team keuangan perusahaan dari sisi budgeting, dan tentu saja akan  ada keterlibatan dari team quality, distribusi transportrasi dan lain lain yang akan melakukan eksekusi untuk proses-proses selanjutnya

Tentu saja harapan seluruh pemangku kepentingan dan fungsi-fungsi internal perusahaan adalah semua permintaan  adalah stabil. Agar prosesnya berjalan lancer.Namun dalam kenyataanya permintaan pelanggan itu terjadi banyak ketidakpastian karena pengaruh berbagai hal.   Sehingga pemangku kepentingan perusahaan harus menghadapi informasi permintaan yang tidak akurat dari pelanggan. Kejadian ini bisa menyebabkan pasokan produksi tidak mencukupi, yang membuat pelanggan tidak bahagia, kecewa tentunya. Diisi lain, pasokan yang berlebihan, yang menimbulkan pemborosan sumber daya  akan menggerus pundi-pundi keuntungan perusahaan.

Untuk mengatasi informasi permintaan sifatnya yang fluktuatif dan tidak pasti sifat permintaan maka perlu melakukan prediksi permintaan masa depan dengan mendasarkan pola permintaan masa lalu. Namun pola peramalan permintaan ini keandalannya sering kali bervariasi tergantung pada pilihan metode peramalan tertentu, jangka waktu jangka waktu, dan sifat permintaan.  Apalagi, jika informasi permintaan yang akurat tadi tidak dikomunikasikan kembali ke produsen/penyedia layanan dan pemasok, tidak ada artinya fungsi peramalan tersebut. Hal lain adalah menyangkut seberapa cepat informasi permintaan pelanggan tersebut dikomunikasikan kepada fungsi-fungsi di antara mitra dalam jaringan rantai pasokan. Aktifitas peramalan permintaan yang demikian sifatnya lebih reaktif terhadap pola permitaan pelanggan. Secara kacamata bargaining position aktifitas ini mengikuti arah dari permintaan

Perlu strategi agar bagaimana pola permintaan itu yang tidak pasti diarahkan menjadi lebih pasti. Yang permintaan fluktuasi  menjadi lebih stabil. Maka permintaan pelanggan perlu di rencanakan, perlu dikelola dan perlu dikontrol. Sehingga arah dari permintaan pelanggan menjadi lebih jinak dan bisa mengikuti ekspektasi kita. Dengan demikian, pola permintaan tersebut direspon secara pro aktif. Dengan kata lain permintaan pelanggan bisa dikelola dengan baik.

Beberapa hal yang bisa dilakukan untuk melakukan atau mempengaruhi permintaan

1. Merencanakan permintaan—Mencakup tidak sekedar peramalan permintaan. Perencanaan permintaan tidak hanya mengacu pada persiapan untuk permintaan masa depan yang menentukan berapa banyak produksi dan kapasitas keuangan diperlukan untuk memenuhi permintaan tersebut. Perencanaan permintaan mencakup peramalan permintaan di seluruh rantai pasokan. Karena perencanaan permintaan membutuhkan informasi terkini tentang dinamika pasar, tren, dan perilaku pelanggan, sangat bergantung pada data pemasaran dan penjualan.
2. Mengkomunikasikan permintaan—termasuk mengomunikasikan rencana permintaan untuk dipasok mitra rantai di seluruh rantai pasokan. Artinya, Informasi permintaan yang akurat tidak ada berfungsi dengan baik jika tidak dikomunikasikan kepada pihak secara tepat waktu. Misalnya pembatalan pesanan yang tidak terduga harus dikomunikasikan kepada perencana produksi dan pemasok, lalu, keterlambatan pengiriman yang tidak terduga harus dikomunikasikan kepada pelanggan. Komunikasi permintaan juga harus mempertimbangkan sifat permintaan yang acak, atau perubahan permintaan yang sering terjadi tidak jarang. Maka, perubahan tersebut perlu dimasukkan ke dalam proses perencanaan permintaan.  Kadang-kadang komunikasi permintaan menjadi blunder gara-gara takut menyampaikan berita buruk kepada mitra rantai pasokan, Takut menyebarkan informasi yang sebenarnya karena kurangnya kepercayaan di antara pemasok mitra rantai pasokan. Untuk menghindari komunikasi yang mandeg tersebut mempertimbangkan prinsip-prinsip berikut: 1) Proses komunikasi terstruktur harus dikembangkan untuk memastikan bahwa perubahan dalam permintaan dikomunikasikan secara tepat waktu dan dengan rincian yang memadai, 2) mekanisme umpan balik yang dapat mengakui penerimaan informasi permintaan, 3) harus ditetapkan sebelum membuka saluran komunikasi di antara pemasok mitra rantai, 3) informasi permintaan harus diperbarui secara berkala, dan harus dikomunikasikan secara terus menerus kepada pihak-pihak yang terkena dampak, 4) adanya Person in charge yang bertanggung jawab untuk mengelola informasi permintaan dan menyediakan atau menerima umpan balik harus ditunjuk sebagai titik kontak.
3. Mempengaruhi permintaan—Termasuk rencana pemasaran dan promosi, penentuan posisi produk, dan penetapan harga. Karena pelanggan banyak pilihan yang tersedia di pasaran maka Ini berarti banyak produk dan layanan tidak akan terjual. Secara khusus, produk baru yang diperkenalkan di pasar tidak mungkin mendapat perhatian yang mereka butuhkan, kecuali jika perusahaan mempengaruhi pelanggan untuk membeli produk tersebut. Bentuk-bentuk pengaruh tersebut adalah termasuk insentif dan penghargaan ekstra bagi pelanggan yang membeli produk perusahaan. Contohnya termasuk diskon promosi untuk jangka waktu terbatas, kupon, hadiah perkenalan, produk gratis. Termasuk dalam hal mempengaruhi permintaan pelanggan adalah kampanye penjualan dan pemasaran yang agresif melalui berbagai media periklanan akan membantu untuk mempromosikan produk yang tidak dikenal. Tujuan utama dari mempengaruhi permintaan adalah untuk meyakinkan pelanggan agar membeli dalam jumlah yang cukup produk dan layanan  sehingga perusahaan dapat berhasil mencapai penjualannya dan tujuan pendapatan.
4. Memprioritaskan permintaan—Termasuk manajemen pesanan pelanggan dan melakukan profiling pelanggan.                                                                                    Perusahaan perlu memprioritaskan permintaan kepada pelanggan memesan lebih dari yang diantisipasi. Caranya dengan  1) memberi pelanggan pilihan untuk menerima pesanan yang tidak direncanakan lebih lambat dari yang diminta atau melakukan strategi postponement, pesanan yang tidak direncanakan dan tunda pesanan pelanggan lainnya, sehingga meningkatkan lead time atau backlog, 2) mendorong pelanggan untuk membeli produk alternatif dengan fungsi, fitur, dan harga sebanding dengan produk yang awalnya dipesan, 3) menolak permintaan tambahan, terutama jika permintaan tersebut mewakili non-inti produk atau produk dengan margin keuntungan yang rendah.

Resiko opsi ini adalah memburuknya layanan pelanggan dan potensi kehilangan penjualan/pelanggan. Mengingat dampaknya pada layanan pelanggan, memprioritaskan permintaan membutuhkan memprioritaskan pelanggan. Prioritas pelanggan dapat ditetapkan berdasarkan kontribusi pelanggan terhadap profitabilitas, patronase, masa depan peluang bisnis, kekuatan kemitraan, dan tingkat kehilangan peluang.